Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como Willyan Haddad Pimenta, pessoa física, inscrito no CPF nº ***.***.197-**, com endereço na Praia de Itaparica — Vila Velha/ES (doravante "Systetica", "nós"), trata dados pessoais no âmbito da plataforma de gestão de clínicas de estética disponibilizada em systetica.com (site institucional) e app.systetica.com (produto).

Esta Política está em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD) e com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

Ao utilizar o Systetica, você declara estar ciente desta Política. Recomendamos a leitura atenta antes de fornecer qualquer dado pessoal.

1. Definições

Para os fins desta Política, aplicam-se as definições da LGPD, entre elas:

• Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dado pessoal sensível: dado sobre saúde, vida sexual, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, dado genético ou biométrico, entre outros (art. 5º, II, LGPD).
• Titular: a pessoa natural a quem se referem os dados pessoais.
• Controlador: quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados.
• Operador: quem realiza o tratamento em nome do controlador.
• Encarregado (DPO): pessoa indicada como canal de comunicação entre controlador, titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
• Tratamento: toda operação com dados pessoais (coleta, uso, armazenamento, compartilhamento, eliminação etc.).
• Cliente (Clínica): a clínica de estética, profissional ou empresa que contrata o Systetica.
• Cliente final (Paciente): a pessoa atendida pela Clínica, cujos dados são inseridos na plataforma pela Clínica.

2. Nossos papéis: quando somos Operador e quando somos Controlador

O Systetica é uma plataforma multi-tenant (cada Clínica só enxerga os próprios dados). Nosso papel sob a LGPD depende de quais dados estão em questão:

2.1. Systetica como OPERADOR

Em relação aos dados dos pacientes/clientes finais inseridos pela Clínica na plataforma (dados cadastrais, anamnese, procedimentos estéticos, prontuário, histórico financeiro dos atendimentos), a Clínica é a CONTROLADORA (define finalidades e meios do tratamento) e o Systetica atua como OPERADOR, tratando esses dados em nome e sob as instruções da Clínica, nos limites do contrato/Termos de Uso.

2.2. Systetica como CONTROLADOR

Em relação aos dados que nós próprios decidimos tratar — por exemplo, dados de cadastro e conta do usuário da Clínica (nome, e-mail, telefone), dados de cobrança/assinatura, dados de navegação no site institucional, contatos de suporte e marketing — o Systetica é o CONTROLADOR.

Esta Política detalha principalmente o tratamento em que o Systetica figura como Controlador. Para os dados de pacientes tratados como Operador, consulte também a política de privacidade da sua Clínica.

3. Dados que coletamos

3.1. Dados fornecidos por você (usuário da Clínica)

• Cadastro/conta: nome, e-mail, telefone/WhatsApp, cargo/função, senha (armazenada de forma cifrada), dados da clínica (nome, CNPJ/CPF, endereço).
• Faturamento/assinatura: dados necessários à cobrança do plano contratado. O pagamento é processado pelo Asaas em ambiente de checkout hospedado pelo próprio Asaas — o Systetica não coleta nem armazena o número do cartão, o código de segurança ou a validade. Recebemos do Asaas apenas a confirmação do status da cobrança.
• Suporte e comunicação: conteúdo de mensagens enviadas pelos canais de atendimento (e-mail, WhatsApp ou redes sociais).

3.2. Dados coletados automaticamente

• Dados de acesso/navegação: endereço IP, tipo de dispositivo e navegador, páginas acessadas, data/hora e identificadores de sessão.
• Cookies e tecnologias similares: ver seção 9.
• Logs de auditoria de uso da plataforma (para segurança e rastreabilidade).

3.3. Dados de pacientes inseridos pela Clínica (tratados como Operador)

Inseridos e controlados pela Clínica, podem incluir:

• Dados cadastrais do paciente (nome, contato, data de nascimento etc.);
• Dados sensíveis de saúde: anamnese, histórico de saúde, procedimentos estéticos realizados, fichas de aplicação, exame físico, contraindicações;
• Dados de agenda, orçamentos, contratos, pagamentos e movimentações relacionadas ao atendimento.

4. Finalidades do tratamento

Tratamos dados pessoais para:

1. Fornecer e operar a plataforma (criar e manter conta, disponibilizar os módulos de agenda, prontuário/anamnese, financeiro, contratos, estoque e integrações);
2. Autenticar e proteger o acesso (segurança, prevenção a fraude e abuso, logs de auditoria);
3. Processar a assinatura e a cobrança do plano contratado;
4. Prestar suporte e responder solicitações;
5. Melhorar o produto (análises estatísticas e de uso, preferencialmente com dados agregados ou anonimizados);
6. Comunicar novidades, avisos operacionais e, quando autorizado, ações de marketing;
7. Cumprir obrigações legais, regulatórias e fiscais e exercer direitos em processos.

Como Operador, tratamos os dados de pacientes exclusivamente para executar as funcionalidades solicitadas pela Clínica.

5. Bases legais (art. 7º e art. 11 da LGPD)

Cada tratamento se apoia em ao menos uma base legal:

6. Compartilhamento de dados

Não vendemos dados pessoais. Podemos compartilhar dados nas seguintes hipóteses:

• Operadores/subprocessadores que nos apoiam na prestação do serviço:
  • Infraestrutura/hospedagem: Hostinger (servidor onde a plataforma é executada);
  • Rede de entrega, DNS, proteção contra abuso e medição de audiência do site institucional: Cloudflare — também hospeda o site institucional systetica.com;
  • Processamento de pagamentos: Asaas (checkout hospedado e cobrança recorrente);
  • Envio de e-mails transacionais: Google (serviço de e-mail Gmail/SMTP);
  • Mensageria de WhatsApp: Meta Platforms (WhatsApp Cloud API);
  • Assistente de ajuda por inteligência artificial: OpenAI (processa a pergunta digitada na Central de Ajuda e o material de ajuda do produto, para gerar a resposta);
  • Fontes tipográficas do site institucional: Google Fonts.
• Autoridades públicas, quando exigido por lei, regulação ou ordem judicial;
• Terceiros em operações societárias (fusão, aquisição, reestruturação), preservando esta Política;
• A própria Clínica, no caso dos dados de pacientes que ela controla.

Medição de audiência do site institucional. Usamos uma ferramenta de medição de audiência que não utiliza cookies e não identifica você: ela registra apenas dados agregados de navegação — página visitada, site de origem do acesso, tipo de aparelho, navegador, país e tempo de carregamento — para sabermos quantas pessoas visitam o site e o que precisa melhorar. Não usamos ferramentas de publicidade nem rastreamento entre sites, e esses dados não são cruzados com os dados da sua clínica ou das suas pacientes dentro do sistema.

Exigimos dos nossos operadores compromissos contratuais de segurança e conformidade com a LGPD.

Sobre o assistente de ajuda. A Central de Ajuda pode usar um serviço de inteligência artificial para responder dúvidas sobre o uso do sistema. Nesse caso, são enviados ao provedor: a pergunta digitada, os artigos de ajuda e a descrição das telas do produto. Não são enviados dados de pacientes, agenda, prontuário ou informações financeiras — o assistente não tem acesso a esses dados. Como a pergunta é de escrita livre, orientamos na própria tela a não incluir nome de paciente ou dado pessoal. O provedor não utiliza esse conteúdo para treinar seus modelos. A funcionalidade pode ser desligada pelo Systetica, para toda a plataforma; não há hoje uma opção para a Clínica desativá-la individualmente.

6.1. Transferência internacional

Alguns dos provedores acima são empresas com operação internacional e podem armazenar ou processar dados fora do Brasil — é o caso de Cloudflare, Google, Meta Platforms e OpenAI. Nesses casos, adotamos as salvaguardas previstas na LGPD (art. 33 e seguintes) e contratamos provedores que declaram conformidade com a legislação de proteção de dados aplicável.

7. Retenção e eliminação

Mantemos os dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades desta Política e as obrigações legais aplicáveis, observando, entre outros:

• Dados de conta e de pacientes: enquanto a Clínica mantiver contrato ativo. Após o encerramento, os dados são mantidos por 6 (seis) meses. Durante esse período, a Clínica pode solicitar a devolução dos seus dados (exportação/portabilidade) pelo e-mail de contato — é justamente para viabilizar esse pedido que o prazo existe. Encerrado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados.
• Dados fiscais/financeiros: pelo prazo legal de guarda de 5 (cinco) anos, conforme a legislação fiscal e tributária aplicável.
• Logs de acesso: no mínimo 6 (seis) meses, conforme o Marco Civil da Internet, podendo ser mantidos por período superior por razões de segurança.
• Prova de aceite dos Termos (versão aceita, data, IP e identificação de quem aceitou): mantida enquanto puder ser necessária para comprovar a contratação, mesmo após o encerramento do contrato. Cadastros não confirmados (quem iniciou o cadastro mas não concluiu a verificação) são eliminados em 3 (três) meses.

Ao término do prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo hipóteses de guarda obrigatória (art. 16 da LGPD).

8. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas:

• Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS) e isolamento multi-tenant (cada Clínica só acessa os próprios dados, filtrados por identificador de clínica);
• Controle de acesso por autenticação (JWT) e por perfil/função;
• Senhas armazenadas de forma cifrada (hash);
• Logs de auditoria de operações relevantes;
• Cópia de segurança diária do banco de dados, armazenada fora do servidor de produção, para permitir a recuperação em caso de falha ou perda acidental.

Nenhum sistema é 100% infalível. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco relevante aos titulares, comunicaremos a ANPD e os titulares afetados nos termos do art. 48 da LGPD.

9. Cookies e tecnologias de rastreamento

Utilizamos apenas cookies e tecnologias similares indispensáveis ao funcionamento do serviço:

• Cookies essenciais: autenticação e manutenção da sessão na plataforma;
• Cookies de preferências: lembrar configurações do usuário (ex.: tema claro/escuro).

Não utilizamos cookies de analytics, de publicidade ou de rastreamento de terceiros. Por isso, não exibimos banner de consentimento de cookies.

Você pode gerenciar cookies nas configurações do navegador. A desativação de cookies essenciais pode comprometer o funcionamento da plataforma.

10. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar:

1. Confirmação da existência de tratamento;
2. Acesso aos seus dados;
3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos;
5. Portabilidade a outro fornecedor;
6. Eliminação dos dados tratados com consentimento (ressalvadas as guardas legais);
7. Informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
8. Informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências;
9. Revogação do consentimento.

11. Como exercer seus direitos

Entre em contato pelo canal do Encarregado (DPO):

• Encarregado (DPO): Willyan Haddad Pimenta
• E-mail: [email protected]

Poderemos solicitar informações para confirmar sua identidade antes de atender ao pedido. Responderemos nos prazos previstos na LGPD.

Você também pode apresentar reclamação à ANPD — gov.br/anpd.

12. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política a qualquer momento. A versão vigente será sempre publicada em systetica.com com a data da última atualização. Alterações relevantes poderão ser comunicadas pelos canais de contato.

13. Contato

Consulte também os Termos de Uso.